MADRID (EDIZIONES/Portaltic) -En los últimos años la pandemia y el avance tecnológico han provocado un gran cambio en el mercado laboral, con un incremento sin precedentes del teletrabajo. Esto ha provocado un desafío tanto para el trabajador como para su empleador, que conlleva un cambio de mentalidad que atañe a la forma de trabajar, a los procesos productivos, a la gestión de documentación y, sobre todo, al manejo del tiempo.

El teletrabajo genera en el empleado una nueva forma de pensar y gestionar su propio tiempo. En muchos casos, goza del beneficio de una cierta autonomía dada por trabajar sin moverse de su casa, puede ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos, puede compatibilizar mejor la vida personal y laboral, reduce el estrés y aumenta su productividad. Sin embargo, el trabajador en remoto necesita de una gran autodisciplina para organizarse y, en algunos casos, puede sentir sensación de aislamiento y sufrir trastornos psicológicos o de orden relacional.

El teletrabajo también puede suponer beneficios para los empleadores. Las empresas bajan significativamente sus costes fijos, ahorran tiempo y espacio, mejoran la productividad de sus empleados y reducen el ausentismo laboral. También pueden reclutar a los mejores candidatos al ofrecer un empleo donde la distancia no es un impedimento a la hora de trabajar. Además, al tener menos trabajadores desplazándose de un sitio a otro, ayudan a la reducción de la contaminación ambiental.

Sin embargo, el teletrabajo implica un desafío para el sector empleador que debe solucionar aspectos como la falta de motivación en los empleados y la pérdida de fuerza corporativa. El equipo de recursos humanos pasa a ser una pieza fundamental, buscando estrategias para el día a día que brinden soluciones para la gestión de turnos rotativos, los cálculos de nóminas, el otorgamiento de vacaciones y, sobre todo, el control de horario de los teletrabajadores sin invadir su privacidad.

Nuevas herramientas para el control de horarios

Las empresas tienen la obligación legal de llevar el control horario de la jornada de sus empleados, pero dicho control puede realizarse de la forma en que la empresa lo desee. La forma tradicional, aunque ya prácticamente en desuso, es el control físico por medio de planillas o libros que se firman de puño y letra. Este tipo de registros está considerado poco práctico y casi obsoleto, teniendo en cuenta que su archivo ocupa mucho espacio y es más susceptible de adulteraciones y de deterioro.

También en algunos casos se utilizan planillas Excel para hacer el control de horarios. Excel es un programa muy versátil y funcional, pero requiere de un operador muy avanzado para lograr sacarle provecho al máximo, alguien que maneje las herramientas muy bien para que se puedan conseguir los resultados deseados y no erróneos. También, como todo 'software', corre el riesgo de roturas, pérdidas, y ataques de virus.

Otra forma de control horario es a través de dispositivos electrónicos físicos en los que se fichan las entradas y salidas mediante tarjetas con bandas magnéticas o huellas dactilares. Este tipo de fichaje es mucho más beneficioso, rápido y seguro, pero también tiene desventajas, como el gasto en instalaciones de dispositivo de lectura, la necesidad de migrar datos de fichaje del dispositivo con el riesgo de pérdida o rotura de los archivos. Otro inconveniente en caso de uso de tarjetas es que el trabajador olvide la tarjeta o que ésta se desmagnetice y no marque los fichajes.

Actualmente muchas compañías están migrando a una nueva forma de registro de control de horarios de su personal: la digital. El control de registro digital, como el que ofrecen empresas como Papershift, es una alternativa segura y fiable para el fichaje de grandes cantidades de empleados al mismo tiempo, sin importar dónde se encuentren físicamente cuando registran su entrada, salida o descanso.

Control y almacenamiento en la nube

"Todo registro se almacena inmediatamente en la nube sin temor a pérdidas de información y permitiendo el acceso a la información por parte de los usuarios de planificación y al registro de fichaje por parte de los empleados, desde cualquier lugar y en cualquier momento", explica la propia compañía, incidiendo en que tanto usuarios como operadores pueden ingresar a él a través de distintos dispositivos.

En concreto, se puede acceder desde un ordenador y fichar las entradas y salidas y cualquier otra incidencia laboral relevante. Este tipo de registro web utiliza un reloj integrado al 'software' de la empresa empleadora. Otra opción de registro de horario laboral que ofrece Papershift es la 'app' móvil, destinando un dispositivo (tablet o teléfono móvil) para que los empleados firmen sus registros de ingreso y salida.

Este tipo de 'app' móvil también puede utilizarse en modo de usuario único y le permite hacer su fichaje desde su propio móvil. Esto es muy útil para empleados que no necesitan ingresar a una terminal central, sino que fichan de forma independiente.

Además de ser una solución eficaz para el control de registro de horario laborales tanto de forma física como remota, este sistema de registro digital resuelve otras problemáticas que suelen ser un dolor de cabeza para el área de recursos humanos, como la programación de turnos rotativos, períodos vacacionales y licencias.