CIUDAD DE MÉXICO (apro).—  Cuando un trabajador debe desplazarse fuera de su lugar habitual de labores por motivos de la empresa, el empleador tiene la obligación de cubrir los gastos que esto genere. Estos recursos, conocidos como viáticos, están contemplados en la legislación mexicana para asegurar que el empleado no utilice su salario para costear las actividades propias de su encargo.

Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT) no cuenta con un capítulo específico que defina y regule los viáticos de manera centralizada, diversas disposiciones a lo largo de su articulado establecen las obligaciones patronales cuando los trabajadores realizan viajes o comisiones. La cobertura de estos gastos es un derecho del trabajador y una obligación para el patrón.

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¿Qué gastos debe cubrir tu patrón?

Los viáticos están destinados a cubrir los costos fundamentales en los que incurre un trabajador durante un viaje de trabajo. Principalmente, estos se desglosan en tres categorías: hospedaje, alimentación y transporte.

El concepto de transporte abarca los boletos de avión o autobús para el traslado al destino, así como los gastos de movilidad local necesarios para cumplir con la comisión, como pueden ser taxis o servicios de transporte por aplicación. El hospedaje se refiere al pago de hoteles o alojamientos temporales durante el periodo que dure la comisión. Finalmente, la alimentación incluye las comidas realizadas durante el viaje.

Además, pueden incluirse otros gastos menores o incidentales que sean estrictamente necesarios para la realización de las actividades laborales, como el pago de casetas, estacionamientos o la renta de un vehículo si la naturaleza del trabajo así lo requiere. Cada empresa puede establecer políticas internas que detallen los montos y procedimientos, pero siempre deben cubrir los gastos esenciales.

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La regla fiscal: los 50 kilómetros y la comprobación

Para que los viáticos sean considerados como tal a nivel fiscal, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y su reglamento establecen un requisito geográfico clave: el viaje debe realizarse a una distancia que exceda una franja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente, es decir, del centro de trabajo habitual del empleado.

La correcta comprobación de los gastos es un pilar fundamental en la administración de los viáticos. El trabajador tiene la responsabilidad de recabar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de cada gasto realizado. Estos comprobantes son necesarios para que la empresa pueda deducir dichos gastos y para que el dinero entregado al trabajador no sea considerado un ingreso acumulable, es decir, para que no pague impuestos por él.

Según disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), los gastos deben estar amparados por un CFDI que cumpla con todos los requisitos fiscales. Es importante que los pagos que excedan los $2,000 pesos se realicen mediante medios electrónicos como transferencia, tarjeta de crédito, débito o monederos autorizados por el SAT.

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¿Cuándo se consideran parte del salario?

Una duda frecuente es si los viáticos forman parte del salario del trabajador. La regla general es que no lo son, ya que su naturaleza es la de ser una herramienta de trabajo y no una contraprestación por las labores desempeñadas.

Sin embargo, la ley contempla una excepción. De acuerdo con el artículo 84 de la LFT, el salario se integra con los pagos hechos por cuota diaria, gratificaciones, percepciones y cualquier otra cantidad que se entregue al trabajador por su trabajo. En este sentido, si la entrega de viáticos se realiza de forma permanente y fija, como en el caso de vendedores o técnicos que viajan diariamente como parte de su rutina, estos montos sí pueden llegar a considerarse como parte integrante del salario.

Esta distinción es relevante para el cálculo de prestaciones como el aguinaldo, las vacaciones o las indemnizaciones.

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Obligaciones del patrón y del trabajador

El patrón tiene la obligación principal de proporcionar los recursos necesarios para el viaje, ya sea de forma anticipada o mediante reembolso. Asimismo, debe registrar los montos entregados por concepto de viáticos en el CFDI de nómina del trabajador, especificando cuáles fueron comprobados y cuáles no.

Por su parte, la principal obligación del trabajador es utilizar los fondos exclusivamente para los fines de la comisión y realizar la comprobación de los gastos de manera oportuna, entregando a la empresa los CFDI correspondientes. En caso de que exista un remanente de dinero no utilizado, este debe ser reintegrado al patrón.

La legislación también contempla situaciones específicas. Por ejemplo, el artículo 263 de la LFT obliga a los patrones a cubrir gastos de hospedaje y alimentación si un viaje de trabajadores de transportes se retrasa por causas no imputables a ellos. El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones para la empresa.